Отдавая предпочтение ит аутсорсингу, многие компании аргументируют такой выбор меньшей стоимостью обслуживания. При этом практически ни одна фирма не проводит более глубокий анализ. Отметим, что он учитывать должен разницу между статистикой убытков, возникают которые в ходе обслуживания серверов или сетей собственными силами, а также аналогичными убытками, появляющимися после перехода на ит аутсорсинг.
Кроме этого фирма должна вести статистику инцидентов с учётом времени, необходимого для разрешения конкретной проблемы, а также приходящегося на дорогу. Только на основе указанных данных заказчики могут определить, что будет более выгодным для них: использовать услуги «приходящих специалистов» для обслуживания своих серверов либо «содержать» собственного инженера.
В данной статье мы приведём методику, которая позволяет рассчитать экономический эффект перехода на ИТ аутсорсинг.
Предположим, имеет место локальная сеть с двумястами рабочими станциями, восьми серверами, сорока единицами оргтехники и сетевого оборудования, обслуживается которая тремя системными администраторами.
Допустим, директору было представлено предложение о переходе на ит аутсорсинг (таблица 1). Он поддержал указанную идею, полагая, что содержание трёх специалистов для настройки серверов и обслуживания техники обходится фирме слишком дорого. При этом фирма получила возможность выбора из трёх тарифов: минимального, оптимального и расширенного.
Анализируя данные таблицы 1 можно сделать вывод о том, что минимальный тариф предполагает низкие ставки, в свою очередь его недостаток заключается в относительном низком лимите обслуживания сети в рамках абонентской платы, установлен который из расчёта 1 выезд ИТ-специалиста на пятнадцать компьютеров в месяц. Отдельные проблемы в данном случае можно решить при помощи удалённого администрирования. Если же понадобится большее количество выездов, чем предусматривает лимит, к примеру, настройка сервера должна будет производиться каждый день, то придётся вносить дополнительную плату. Кроме того нельзя не сказать о том, что реакция на сбой по минимальному тарифу составляет 8 часов. Очевидно, что это может привести к продолжительному простою оборудования, а также остановке бизнес процесса.
Что касается оптимального тарифа, то он предполагает более широкий перечень услуг в рамках абонентской платы, однако и ставка по нему будет намного больше. Лимит по обслуживанию сетей в данном случае устанавливается из расчёта 2 выезда специалиста на пятнадцать компьютеров в месяц. Реакция на сбой составляет 4 часа (кажется, что немного, однако и такой срок не всегда приемлем).
Расширенный тарифный план предусматривает неограниченное число выездов специалиста в месяц. Однако, очевидно, что такая возможность обойдётся компании значительно дороже. Реакция на сбои составляет всего час (такая скорость является очень высокой).
Если директор компании попросит ит аутсорсинговую компанию изложить плюсы перехода на стороннее обслуживание серверов, то он получит полную калькуляцию по каждому из трёх тарифов (таблица 2).
Отметим, что ежегодные траты на ит аутсорсинг по минимальному тарифу будут равны 1338240 рублей (с учётом возврата НДС (18%), размер которого — 93760), по оптимальному – 1905024 (возврат НДС – 418176 рублей), по расширенному – 2519040 (возврат НДС – 552960 рублей).
Расходы на содержание собственных администраторов для обслуживания серверов
Давайте сейчас рассмотрим, сколько будут составлять расходы на обслуживание срверов и локальной сети собственными специалистами. К примеру, ежемесячная заработная плата (до вычета подоходного налога) у старшего системного администратора, системного администратора и младшего системного администратора равна соответственно 65 тысяч рублей, 55 тысяч рублей, 45 тысяч рублей.
Если учесть обязательные взносы в ПФ (Пенсионный Фонд), ФСС, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, установлены которые в текущем году в рамках, то величина выплат соответственно в 1,327, 1,314, 1,3 раза больше будут, чем сумма их заработной платы.
Обратим также ваше внимание на следующий нюанс: так как в нынешнем году зарплата в год у двух специалистов оказалась больше 568 тысяч рублей, с величины превышения дополнительно выплачивается 10% взноса в Пенсионный Фонд. Таким образом, расходы на содержание трёх системных администраторов в год составляют 2604400 рублей. Это на 3,3%, 26,9%, 48,6% больше по сравнению со стоимостью обслуживания на ит аутсорсинге соответственно по минимальному, оптимальному и расширенному тарифному плану. То есть, переплата в месяц на обслуживание собственными силами составляет 7113,3 рублей (если сравнивать с минимальным тарифом, 58281,3 (если сравнивать с оптимальным тарифом), 105513,3 (если сравнивать с расширенным тарифом).
Статистика простоев и различного рода простоев
Очевидно, что о выгодности перехода на ит аутсорсинг нельзя говорить лишь на основании анализа издержек, связаны которые с тратами на обслуживание серверов и локальной сети, без учёта потерь, связанных с иными факторами. Что касается последних, то ниболее критичным из них можно считать долгое время реагирования сторонних ИТ-инженеров на инцидент, требует который выезда на фирму.
Для получения более объективного представления ситуации, следует обеспечить документирование всех инцидентов, возникают которые в рассматриваемой сети.
Для указанных целей в компании должен быть соответствующий журнал регистрации, где необходимо фиксировать следующие данные:
- порядковый номер случая;
- дату и время его возникновения;
- характер инцидента, а также число простаивавших установок;
- описание работы по устранению проблемы (к примеру, настройка сервера);
- дату и время восстановления работы сети;
- причина, привела которая к сбою;
- оценка эффективность проведённой работы;
- необходимые меры по профилактике.
При анализе подобного рода информации может возникнуть вопрос, связанный с тем, за какой период наблюдений лучше взять данные? Очевидно, что статистику за один месяц не для каждой сети можно считать объективной, ведь зачастую имеет место «сезонная аритмия». В частности, в большинстве компаний при оформлении квартальных, годовых отчётов наиболее интенсивно применяются компьютеры. Вследствие этого чаще возникают инциденты, а соответственно и требуется более быстрая реакция для их устранения с возможностью привлечения ит аутсорсинга.
Таким образом, предпочтительнее всего статистические данные фиксировать в течение как минимум одного квартала либо даже целого года.
В рассматриваемой ситуации, чтобы упростить изложение материала, предположим, что хватает данных за последний месяц работы системы. При этом мы остановимся лишь на анализе машиночасов по простою ПК для случаев, когда потребовался выезд ИТ-инженера на место (предположим, что время реакции собственных и внешних специалистов на инцидент, устраняемый при помощи удалённого администрирования является приблизительно одинаковым).
Допустим, мы установили, что для того, чтобы устранить проблему системным администраторам, работающим в организации, необходимо затратить один час (в среднем).
Вследствие этого время простоя при остановке тридцати ПК в месяц при устранении проблемы собственными силами можно вычислить следующим образом: 30 компьютеров*1,5часа=45 машиночасов.
Что касается времени простоя при ит аутсорсинге для аналогичной ситуации (остановки 30ПК в месяц) с учётом восьмичасовой реакции на сбой, то оно равняться будет:
- минимальный тариф: 30ПК*(1ч+8ч)=270машиночасов;
- оптимальный тариф: 30ПК*(1ч+4ч)=150 машиночасов;
- расширенный тариф: 30ПК*(1ч+1ч)=60 машиночасов.
Отметим, что реакция специалистов ит аутсорсинговой компании может быть более быстрой, чем это прописано в договоре. Однако никто это гарантировать не может. Единственно однозначно можно сказать, что при превышении оговоренного времени реакции на инцидент имеют место штрафные санкции.
Далее мы проведём оценку затрат на вызов специалистов по различным тарифным планам ит аутсорсинга. Так как по расширенному тарифу отсутствует лимит на выезд, расход на вызов для клиента в данной ситуации равен нулю. В свою очередь ежемесячный лимит вызовов для двухсот станций можно найти по следующей формуле:
- минимальный тариф: 200*(1/15)=13,3 вызова/месяц;
- оптимальный тариф: 200*(2/15)=26,7 вызова/месяц.
Если число вызовов за один месяц будет выше указанной цифры, то за каждый дополнительный вызов необходимо доплатить по 1000 рублей согласно предложенному тарифу аутсорсинговой компании.
Получается, что при тридцати инцидентах в месяц затраты на вызов равны:
- минимальный тарифный план: (30-13,3)вызовов*1000 рублей=16666,7 рублей;
- оптимальный тарифный план: (30-26,7)* 1000 рублей=3333,3 рублей.
Более детальную информацию о расходах за вызов (в зависимости от числа инцидентов) по различным тарифным планам можно найти в таблице 5.
Критерий отрицательной убыточности
Чтобы разобраться с тем, при какой статистике простоев и инцидентов выгодно применять тот или иной вариант обслуживания локальной сети, следует провести оценку стоимости одного часа простоя оборудования. Для коммерческих организаций сделать это значительно проще, чем для государственных структур: можно привязать потерю от простоя к конечным результатам работы. При возможности следует учитывать и то, что простой различных объектов является неравнозначным. Так, простой ПК в фронт-банке приведёт к большим убыткам, нежели в каком-либо бэк-отделении.
Мы постараемся решить задачу в общем виде: допустим, что при одном машиночасе простоя компания несёт убытки в размере 100- рублей. При этом необходимо учитывать разницу между убытками при работе собственных специалистов или «внешних» инженеров ит консалтинга.
Так, если имеют место быть тридцать случаев простоя станции (при этом инциденты не разрешаются при помощи удалённого администрирования), сумма убытков при обслуживании сети собственными работниками вычисляется следующим образом:
45 машиночасов простоя*1000рублей=45 тысяч рублей.
В свою очередь при ит аутсорсинге по минимальному тарифному плану величина убытков составит:
270 машиночасов простоя*1000рублей= 270 тысяч рублей.
Если учитывать убытки, генерируются которые лишь остановкой оборудования, ит аутсорсинг по минимальному тарифному плану при тридцати случаях ежемесячного простоя станции является более убыточным, чем при обслуживании собственными системными администраторами на 225 тысяч рублей (270 тысяч – 45 тысяч).
Однако обратим ваше внимание на то, что последняя величина не учитывает то, что ежемесячная заработная плата работникам получается выше абонентской платы за ит аутсорсинг по минимальному плану на 105513,3 рубля. Помимо этого затраты на дополнительные вызовы инженеров при тридцати инцидентах равны 16666,7 рублей (для упрощения расходов мы посчитали, что один инцидент привёл к одному простою оборудования).
Вследствие этого, учитывая последние величины убытков от ит аутсорсинга по минимальному тарифу при тридцати случаях простоя выше будут, нежели при обслуживании сети собственными работниками на 136153,4 рубля (225тысяч – 105513,3 тысячи + 16666,7 рублей).
Выполнив аналогичным образом расчёты для оптимального и расширенного тарифа, получим, что ит аутсорсинг в данных случаях является более убыточным, чем собственное обслуживание на 50052 рубля и 7886 рублей соответственно.
Расчёты относительной убыточности ит аутсорсинга представлены в таблице под номером шесть. Анализируя её, можно сделать вывод о том, что данный показатель станет отрицательным при 13 простоях по минимальному тарифу, при 16 – по оптимальному, при 14 и менее – по расширенному.
То есть, если простои станции, требуют которые выезда специалиста, не превышают тринадцати штук, то выгоднее всего для организации ит будет аутсорсинг по минимальному тарифу, если не более 14 случаев – по расширенному, не больше 16-ти случаев – по оптимальному.
Надо сказать, что мы в своём расчёте принимали во внимание лишь ценовую сторону вопроса. Однако выбор того или иного тарифного плана определяется и требуемым качеством оказания услуг.
Как видим, рассмотренный выше алгоритм подсчётов позволяет чётко выявить область отрицательной убыточности для тех или иных ит аутсорсинговых тарифов. Вместе с тем полученные результаты во многом определяются характером применяемой статистики.
Если компания смогла договориться о сотрудничестве на других условиях, к примеру, время реакции по минимальному тарифу равно 6 часов, оптимальному – 3 часа, расширенному – 30 минут, то расчёт убыточности получится немного иным.
Основные выводы
Цена ит аутсорсинговой услуги в рекламных предложениях в большинстве случаев сравнивается с издержками, возникают которые у организации-клиента при обслуживании локальной сети собственными сотрудниками. Однако для проведения более объективного анализа выгодности указанной услуги следует также принимать во внимание убытки компании, возникнуть которые могут при длительном времени реагирования стороннего ит специалиста на неподдающиеся удалённому администрированию инциденты, а также на оплату выездов, приходящихся сверх тарифного плана.
Подсчитав относительную убыточность (по сравнению с собственным обслуживанием сети) можно на основе статистики определить диапазон отрицательной убыточности, при котором более выгодным будет ит аусорсинг по тем или иным тарифам.
При этом надо сказать, что значительную роль в адекватности выводов, сделанных на основе проведённого расчёта, играет достоверность используемых статистических данных.
Не плохо, но видали и получше . . .