Выделяя сферы действия вашего аутсорсингового соглашения, оптимизируя SLA и используя новые методы доставки, такие, как вычисления в облаке и инфраструктура по запросу, можно существенно сократить расходы на следующую сделку по аутсорсингу, не жертвуя при этом сервисом.
Стефани Овербай

CIO — аутсорсинговые эксперты, ИТ-аналитики (и оптимистично настроенные продавцы) предсказывают рост предложений ИТ-услуг во второй половине 2016 года. Они предвидят всплеск в ИТ аутсорсинге, обусловленный предприятиями, стремящимися повысить ИТ-эффективность и снизить издержки.

экономия на аутсорсинге ИТ инфраструктурыК сожалению, ряд организаций, подписывающих новые ИТ аутсорсинговые контракты, так сильно нацелены на сокращение расходов, что сократят их не там, где нужно, и в итоге будут разочарованы результатами. «Я полагаю, что, когда мы оглянемся назад на этот период, мы обнаружим, что ИТ аутсорсинговые цели компаний не слишком отличались от тех, какими они были всегда, однако возросла склонность компаний к принятию неверных решений», — говорит Эдвард Дж. Хансен, партнер по бизнесу и финансовой практике в юридической фирме Morgan, Lewis & Bockius.

Ускорение за счет процесса выбора аутсорсинга или, к примеру, заключения сделки без RFP, может сэкономить вам время и деньги сейчас, однако со временем, скорее всего, обойдется довольно дорого. Вместо этого попробуйте использовать приведенные ниже изящные стратегии, которые помогут вам сэкономить на следующих ИТ аутсорсинговых сделках.

1.Четко определите область.

Перед тем, как вы начнете хотя бы задумываться над началом выбора аутсорсинга, проведите тщательную оценку своего ИТ портфеля с тем, чтобы определить, что можно подвергнуть аутсорсингу, что нежелательно и – самое главное – что нельзя подвергать аутсорсингу.

«Остановитесь на минуту и поговорите с одним из ваших бизнес клиентов о его нуждах, а затем сопоставьте их с теми ИТ-услугами, которые вы предлагаете в настоящее время», — говорит Бен Троунбридж, генеральный директор аутсорсинговой консультационной компании Alsbridge. – «Это позволит вам глубже взглянуть на то, какие ИТ-сервисы следует покупать у внешнего поставщика услуг».

«Расширение границ проекта» в процессе принятия решений аутсорсинга препятствует эффективному и рентабельному оформлению новой сделки. «Тщательная оценка портфеля также представляет довольно удобную информацию», — добавляет Вашитса.

2.Придерживайтесь стратегии множества источников

Как утверждает ДаниэльМазур, партнер юридической фирмы Mayer Brown в Вашингтоне, конкурентные возможности, которые вы получаете, работая с несколькими выбранными поставщикам вместо одного, позволяют не только сократить издержки в целом, но и уменьшить риск за счет сокращения штата, открывая доступ к более широкому и глубокому кадровому потенциалу. Возможно, управление такой стратегией множественных источников, обойдется дороже. «Однако если она правильно организована», — говорит Мазур, — «эта стратегия предлагает выгоды, которые с лихвой компенсируют дополнительные расходы».

«Если вы пойдете по пути нескольких поставщиков, возможно, вам понадобится система штрафов за уровень сервиса», — утверждает Марк Старк, клиент-менеджер аутсорсинговой консультационной компании EquaTerra. «Каждый поставщик откладывает часть ежемесячного дохода в банк для оплаты штрафов, на случай, если уровни сквозных услуг не достигаются. Теоретически, система штрафов за уровень сервиса укрепляют кооперацию между участниками, хотя поставщики и неохотно на него соглашаются», — добавляет Старк.

3.Соедините свои сервисные линии

Предусмотрите возможность включения в договор положений, позволяющих средства, сэкономленные в одной линии сервиса, ре инвестировать в другую линию сервиса. К примеру, средства, сэкономленные на инфраструктуре, можно направить на обновление или преобразование другой области. «Если поставщик услуг аутсорсинга будет знать, что это сэкономит трудовые затраты, он с большим интересом постарается найти и освободить дополнительные доллары, сэкономленные на инфраструктуре», — говорит Эд Хансен.

4.Заставьте поставщиков сокращать издержки в будущем

Включите в договор положения, которые обязуют вашего поставщика аутсорсинга снижать издержки и расходы в будущем. По словам Мазур, в текст договора нужно включить требование к поставщику услуг о такой работе с клиентами и/или третьими сторонами, которая бы привела к сокращению затрат на оказание услуг. Вы можете обязать поставщика в будущем подготовить предложения по вашему желанию, определив реальные средства для сокращения расходов без негативного воздействия на бизнес цели и требования.

5.Рассматривайте новые способы доставки

Программное обеспечение как сервис, виртуализация, облачные вычисления, инфраструктура по требованию – существует множество новых, мультитенантных моделей с оплатой за пользование, которые сегодня доступны для покупателей ИТ-услуг и способны сократить ИТ-расходы.

«Естественно, их использование связано со своего рода компромиссом, однако (наше) исследование показало, что многие клиенты довольны некоторыми из этих моделей», говорит Френсис Карамоузис, вице-президент по исследованиям Консультационного Центра и Gartner Research.

Конечно же, плата за бесполезное ПО наносит серьезный удар.

6.Упрощайте

Усердие при переговорах аутсорсинга играет важную роль, однако старайтесь не перегружать контракт.

«Клиенты часто заказывают большой объем уровней сервиса, которые совершенно им не нужны и которые они не смогут ни проверить, ни измерить», — говорит Карамоузис. «В конце концов», — добавляет он, — «клиент оплачивает все SLA».

Более того, солидные золотые уровни сервиса могут вам и не понадобиться сегодня для поддержки бизнеса. «Покупатели услуг аутсорсинга продолжают оплачивать уровни сервиса, значительно превосходящие те уровни, которые реально нужны их бизнес клиентам», — говорит Троунбридж. — «Однако если вы хотите сократить издержки, будет разумно привести уровень вашего сервиса к потребностям бизнеса и не переплачивать за то, что, откровенно говоря, вам не нужно».

Другими словами, предпочтите лучшую цену в обмен на уровень сервиса для не критично важных операций.

Если вы считаете, что должны обговорить тарифы на каждый вид работ, который может вам потребоваться, подумайте еще раз. «Обычно в аутсорсинге приложений пять видов работ выполняют более 90 процентов работы, следовательно, нет смысла вести переговоры о тридцати видах», — говорит Карамоузис.

«Однако придерживайтесь структурных рамок переговоров, чтобы быть уверенным в том, что вы не оставляете невыясненных вопросов», — советует Вашитса из NeoIT.

7.Не подписывайте автоматически сделку с вашим действующим провайдером

Продолжать танцевать с партнером, который привел вас на бал, может быть очень заманчивым и казаться экономически эффективным. Однако же, заключение новой сделки со старым провайдером, кроме удобства, может принести и дополнительные затраты в более долгосрочной перспективе. Вместо этого поищите лучшего провайдера для любых новых функций, которые вы хотите поручить аутсорсингу. Ваш имеющийся партнер может оказаться не лучшим и не наиболее экономным выбором.

8.Отстаивайте свои права

Несколько провайдеров ИТ-сервиса стремятся включить в новые аутсорсинговые контракты такие заманчивые для клиентов положения, как право проверять свои счета или сравнивать их цены с рыночными. Включение таких положений может защитить вас в будущем, если вы заподозрите завышение цен или их несоответствие рыночными. Даже если вы никогда не проводили аудит либо нанимаете проверяющих со стороны, сохранение этих прав даст вам некоторое преимущество в партнерстве.

«Более того, инвестируя в ПО управления аутсорсингом, вы сможете постоянно оценивать то, как продвигается деятельность поставщиков», — советует Стэн Липик, управляющий исследовательский директор аутсорсинговой консультационной компании EquaTerra.

«В конце концов», — добавляет Старк из EquaTerra, — «чтобы до конца сделки не оказаться в заложниках у поставщика, осознайте все ограничивающие обязательства и расходы, на которые вы дали согласие».

9.Учитывайте модель управляемых услуг

Нужно уделить немного времени определению подходящей модели взаимодействия для вашей следующей аутсорсинговой сделки. Со слов Сэндипа Кэрура, управляющего директора neoIT, все больше аутсорсинговых клиентов переходят на сделки управляемого сервиса. Согласно модели управляемого сервиса, клиент оплачивает сам ИТ-сервис по заранее оговоренным тарифам, вместо того, чтобы оплачивать работу в человеко-часах.

«Клиентов гораздо больше интересует результат, чем информация о том, кто и где выполняет работу», — говорит Кэрур.

Это может побудить поставщика предоставить ИТ-услуги по более выгодным ценам.