Сегодня деловые процессы фактически немыслимы без инновационных технологий обработки и обмена данными.

Современная автоматизация бизнес-процессов – это корпоративный портал Sharepoint, включающий документооборот, хранение файлов, защиту юридически значимой информации, интеграционную платформу и широкие возможности разграничения прав доступа к данным.

Корпоративный портал Sharepoint: электронный документооборот и другие возможности решения

Многокомпонентность, гибкость в настройке позволяют использовать предложенный продукт для решения множества задач:

  • Создание корпоративного портала позволяет эффективно автоматизировать бизнес-процессы.
  • Обеспечение разграниченного и удаленного доступа для сотрудников, независимо от их местоположения.
  • Автоматизация бизнеса путем создания корпоративного портала позволяет создать среду онлайн общения для Ваших сотрудников.
  • Упрощенный поиск необходимой информации и документов по контрактам, клиентам и многим другим параметрам.
  • Автоматизация бизнеса позволит руководству легко ставить задачи, описывать условия и контролировать процесс выполнения поручений.

Microsoft SharePoint представляет собой корпоративный узел (web-сайт), содержимое и функционал которого можно настраивать в соответствии с потребностями компании. Для каждого отдела можно создавать дочерние узлы и организовывать совместную работу (документы, задачи, календарь и т.п.) между сотрудниками отдела.

Иными словами это внутренний сайт компании с возможность гибкого управления данными.

С течением времени в компании накапливается база знаний: решение различных проблем и задач, FAQ по различным вопросам.

Для удобной структуризации этой информации, создания базы знаний в SharePoint можно использовать технологию Wiki.

Пользователи смогут легко создавать и изменять Wiki-страницы, содержащие рисунки, таблицы, гиперссылки, ссылки на внутренние элементы SharePoint. Если информация по какой-то теме будет отсутствовать или будет не полной, пользователи легко могут модифицировать информацию: добавлять страницы, ссылки на страницы и изменять информацию введенную другими пользователями. Все это позволяет команде быстро и легко создавать свою базу знаний – и в результате с минимальными усилиями распространять накопленные знания.

Доска обсуждения является одним из стандартных компонентов SharePoint и позволяет пользователям самостоятельно создавать темы обсуждения и участвовать в них, для совместного решения проблем, обсуждения различных вопросов.

Поиск осуществляется по всему содержимому узла: документам, задачам, контактам, новостям, базе знаний и т.п. Таким образом, можно использовать единое окно поиска для нахождения информации по всей компании.

Календарь используется для отслеживания различный событий: совещаний, встреч, событий на целый день различных корпоративных мероприятий. Можно отслеживать важные для группы даты, например сроки выполнения заданий или даты выпуска продуктов, которые не связаны с определенным интервалом времени.

Можно сравнивать и сопоставлять календарь на узле SharePoint с датами, заданными в календаре Office Outlook 2013, просматривая оба календаря рядом или накладывая их друг на друга в Office Outlook 2013

Управление документами

Для создания, управления и структуризации документов отдела или компании в SharePoint используются библиотеки документов.

Библиотеки можно настраивать различными способами. Можно управлять созданием и отображением документов, отслеживать и контролировать доступ к ним. Можно отслеживать версии документов, включая учет количества версий и типы версий, а также можно ограничить круг пользователей, которым разрешается просматривать документы до их утверждения.