Удаленная работа постепенно становится нормой, и все больше сотрудников посещают утреннюю планерку по Skype, не снимая пижамы. В подготовленном специализирующейся на изучении общественного мнения компанией Gallup отчете о состоянии трудовых ресурсов США отмечается, что 43% занятых американцев работают дистанционно. Эта тенденция может усилиться, особенно с ростом количества частично занятых сотрудников.
У дистанционной работы множество преимуществ: повышается удовлетворенность сотрудников, снижаются затраты на содержание офиса, повышается гибкость выполнения заданий. Вашим сотрудникам не приходится часами стоять в дорожных пробках ни на личном, ни на общественном транспорте. Существует ряд исследований (https://zapier.com/blog/remoteworkhappinessinfographic/), показывающих, что сотрудники с удовольствием пользуются преимуществами гибкости удаленной работы.
Однако такая работа подходит не всем. Прежде чем освободить всех от посещения офиса, необходимо продумать последствия. Если вам требуются внятные ориентиры, обдумайте несколько вопросов, связанных с частичным или полным переходом на удаленную работу.
Выполняется ли сейчас часть работы дистанционно?
Возможно, ваша компания уже стала дистанционной, даже не заметив этого. Если вы проводите большую часть рабочего дня, ведя переговоры в Slack, обмениваясь документами через Google Docs, участвуя в видеоконференциях или пользуясь любыми другими сетевыми службами, то вы уже сделали первый шаг в мир удаленной работы. Проанализируйте существующие операции, чтобы оценить насколько значительными будут изменения, если перевести часть сотрудников на дистанционный режим.
Важно уяснить особенности всех привычных деловых операций и возможность воспроизвести их в любом месте. Некоторые конференции можно проводить через Skype. Демонстрационные версии программных продуктов попрежнему можно отображать в службах общего доступа к экрану. Существуют технологии, позволяющие устранить любые проблемы, связанные с расстоянием, и для этого не требуется HoloLens (http://winsupersite.com/hardware/hololens).
Как организовать работу группы?
При успешной организации дистанционной работы сотрудники получают больше самостоятельности, что может беспокоить некоторых руководителей. Начальнику не удастся просто пройти по залу, чтобы посмотреть, как идут дела. Как от работодателя, так и от сотрудников потребуется более строгая производственная дисциплина. Но при правильном подборе программного инструментария эту проблему можно решить без особого труда. В действительности проще ведении дел, проверить связь с коллегой через
такую программу, как Slack или Microsoft Teams, чем пытаться проведать каждого за компьютером в офисе.
Благодаря четким стандартам, определяющим, какие платформы должны использоваться для связи участниками группы и в какое время они должны быть доступны, дистанционная группа может быть даже более скоординированной, чем группа, работающая в одном помещении. Например, для всей группы может действовать правило, согласно которому сотрудники должны ежедневно присутствовать в Slack (или Teams) в определенные часы. Таким образом вы даете сотрудникам понять, что они должны быть доступны, а сотрудники знают, что смогут связаться с вами в эти часы.
Существует ли общее место для совместной работы?
Еще один важный вопрос — как согласовать конечные результаты, обновления статуса и условия организации аудиосеансов. Иногда это нелегко сделать, когда все работают коллективно, поэтому необходимо организовать центральный репозиторий файлов, графиков и списков задач для дистанционной группы. С помощью таких приложений, как Trello, можно буквально собрать всех на одной панели экрана, которая будет служить цифровым пространством для планирования, обновления проектов и отслеживания хода их выполнения.
Если существует офисное приложение, то можно быть уверенным: компания Microsoft обеспечит конкурента. Таким конкурентом является Microsoft Planner. Конечно, продукт интегрирован с Microsoft Teams и пакетом Office 365. Со временем связи между ними станут еще теснее.
Вместо того чтобы расписать план на привычной белой доске или во время общего собрания в офисе, вы можете обмениваться файлами со схемами мозгового штурма или презентациями в цифровом формате. С помощью таких инструментов, как Todoist и Microsoft Teams, компании могут назначать задачи и следить за ходом их выполнения. Инструментарий есть, вопрос лишь в организации совместной деятельности, соответствующей требованиям компании. Помните, что к элементам совместной работы относятся определение конкретных шагов для каждого процесса, процедуры подтверждения связи на каждом шаге и поиск способа визуального отслеживания хода выполнения задания, чтобы все участники могли видеть, как продвигается работа.
Можно ли выполнять дистанционно лишь часть работы?
Организация работы вне офиса не сводится к принципу «все или ничего». Вероятно, оптимальное решение — обеспечить некоторую гибкость при дистанционной работе, то есть сделать так, чтобы сотрудники приходили в офис в определенные дни недели. Таким образом можно будет сочетать гибкость дистанционной работы с личными совещаниями, коллективными сеансами и встречами с клиентами. Сотрудники, желающие убедить начальника в целесообразности дистанционной работы, могут предложить эксперимент. Поработайте две недели вне офиса и посмотрите, возникнут ли какие нибудь помехи для рабочего процесса. Возможно, вы обнаружите, что изменения для делового процесса очень незначительны. Не исключено, что он от этого даже выиграет. Позволяя сотрудникам избежать утомительных поездок и свободно работать в привычной обстановке, вы с большой вероятностью улучшите атмосферу на рабочем месте. По крайней мере, стоит познакомиться с полезными программными продуктами, которые вы освоите в ходе дистанционной работы.
Наша компания поможет организовать удаленную работу, внедрит продукты Microsoft Teams, Slack, Skype для бизнеса и другое ПО, обращайтесь [email protected]