Разрастание групп — огромная проблема в современной локальной среде. Если общедоступные папки и группы Exchange не подвергаются строгому контролю, то постепенно накапливаются большие объемы данных. Хранить, архивировать и управлять ими очень затратно, особенно если необходимо сохранять высокую доступность. Однако в «облаке» подписка Office 365 по умолчанию предоставляется с большим пространством для хранения данных. Почему проблема разрастания групп актуальна в «облаке», если с ней не связано никаких неизбежных затрат?
Дело в том, что фиксированная стоимость —лишь часть общей стоимости разрастания групп, как локально, так и в «облаке». В локальной среде фиксированные затраты настолько велики, что по сравнению с ними другие затраты часто ничтожны. Однако при переходе в «облако» увеличивается значимость других затрат, связанных с разрастанием, особенно относящихся к удобству использования и безопасности. Оценить эти затраты труднее, чем расходы на хранение данных, но от этого проблема не становится менее актуальной.
Прежде всего, наличие большого числа групп приводит к путанице и потере производительности. Глобальный список адресов, который постоянно используется всеми сотрудниками, может вырасти до нескольких тысяч записей, что затруднит поиск получателей, без которого невозможно эффективно работать с электронной почтой.
А затем проблемы групп и членства в них. нарастают как снежный ком: пользователям трудно выяснить, существует ли уже группа для данных целей, поэтому создаются дублирующие группы и появляются многочисленные группы с разными владельцами, предназначенные для похожих целей. В результате разрастание групп мешает решить задачу, ради которой были созданы группы Office 365, — улучшить обмен данными и совместную работу.
Еще более важно, что разрастание групп повышает угрозу безопасности из-за потери возможностей учета. Владельцы увольняются из компании, и их группы оказываются потерянными. Аттестация трудна, поэтому даже группы с добросовестными владельцами часто имеют участников, у которых более нет рабочей необходимости в доступе к ресурсам. Это нарушает принцип предоставления минимальных прав, обязательный для обеспечения безопасности.
Кроме того, можно упустить из виду группы, включающие гостей, и данные оказываются открытыми для внешнего доступа. Через группы также открывается доступ к конфиденциальным и поднадзорным данным, поэтому обеспечить соответствие требованиям очень трудно.
Если вам нужна помощь в переносе информации в облако, мы профессионально проведем ее. Обращайтесь!