Миграция на G-suite с MS Office

В связи с возросшей популярностью облачных сервисов все больше компаний обращают внимание на возможности ведения документации «в облаках». Одним из самых популярных продуктов для решения поставленной задачи является пакет программ от Google G-suite. Популярность этого продукта среди пользователей связана с доступностью и наличием достаточного количества бесплатных функций. Если же мы возьмёмся сравнивать  G-suite с пакетами десктопных офисных приложений от Microsoft, то такое сравнение не будет объективным, так как продукты имеют совершенно разную направленность.

В то же время, не отставая от конкурентов и идя на встречу своим клиентам Microsoft разрабатывали и выпустили облачный сервис Office 365, который более логично сравнить с G-Suite.

Однако, целью данной статьи является попытка проанализировать возможность перехода с десктопных приложений на облачные (миграция в облако) и понять, какие сложности могут при этом возникнуть.

Для начала сравним составы пакетов.

Составы пакетов

Максимальная редакция Microsoft Office содержит следующие продукты:

  1. Word — текстовый процессор для работы с документами;
  2. Excel — программа для работы с электронными таблицами;
  3. PowerPoint — программа для создания презентаций;
  4. Outlook — программа для работы с почтой и планировщиками;
  5. Access — работа с базами данных;
  6. Binder — работа с подшивками;
  7. FrontPage — создание веб-страниц;
  8. PhotoDraw — графический редактор;
  9. Publisher — программа для работы с визитками, буклетами и другими публикациями;

Набор G-suite(Google Apps for Work) включает следующие продукты и службы:

  1. Google Документы – для работы с документами;
  2. Google Таблицы – для работы с электронными таблицами;
  3. Google Презентации;
  4. Gmail – сервис для работы с почтой;
  5. Hangouts – чаты и видео звонки;
  6. Google Календарь;
  7. Google сайты – для создания сайтов;
  8. Google Формы – создание форм анкет или опросов;
  9. Google Диск –хранилище данных;
  10. Google+ — социальная сеть;
  11. Сейф.

Как видно из перечней, оба пакета содержат достаточно большое количество приложений, однако они имеют разное функциональное назначение. В то время, как приложения от Microsoft направлены на предоставление расширенных возможностей редактирования и анализа информации, приложения от Google нацелены на активных интернет-пользователей. Как правило, большинство сотрудников организаций используют около 20-ти процентов от всех возможных функций редактирования, что наводит на мысли об оптимизации, особенно учитывая стоимость лицензий на Microsoft Office. Но Microsoft Office, как обычно, выигрывает за счет своей привычности для пользователей.

Целевая аудитория

Если говорить о конечных пользователях, то стоит упомянуть, что использование продуктов Microsoft подразумевает хорошо развитую собственную инфраструктуру предприятия, в то время, как Google Apps скорее ориентированы на компании без развитой инфраструктуры или без необходимости часто использовать совместную работу над документами и работу с почтовыми сервисами.

Стоимость лицензий

Все приложения Google Apps, за исключением Сейфа, доступны в составе базовой подписки по цене 5 долларов США в месяц или 50 долларов США в год за каждого пользователя. В премиум-пакет Drive for Work (Google Диск в Google Apps for Work) стоимостью 10 долларов США в месяц за пользователя также входит Сейф и неограниченное пространство для хранения данных.

Желающие использовать продукты Microsoft должны будут раскошелиться. Лицензии на десктопные приложения стоят недешево, хотя политика ценообразования очень гибкая. Набор приложений можно выбирать исходя из собственных потребностей и финансовых возможностей. Если же, со временем, планируется переезд «в облака», а с Microsoft-ом расставаться не хочется, то можно рассмотреть экономию на лицензиях Office365, где тоже предлагается гибкая ценовая политика.

Работа в облаках и оф-лайн доступ

Иногда можно услышать опасения по поводу того, что Google Apps становятся бесполезными в случаях перебоев работы Wi-fi или мобильной сети. Очень часто может понадобиться работать с документом оф-лайн, но это оказывается невозможным. Такой ситуации можно избежать, предупредив ее заранее. Для этого нужно в настройках указать, что хотите работать с документами при отсутствии сети. На компьютере должен быть установлен Google Диск, а так же специальное расширение Chrome Google Документы офлайн. После этого вы сможете работать с Документами, Таблицами и Презентациями.

Интерфейс и функциональность

Интерфейс программ Microsoft Office благодаря своей распространённости и популярности стал практически стандартом, от которого отталкиваются при сравнении пакетов офисных программ.

Однако, при изначальной кажущейся простоте интерфейсов Google, эти продукты мало в чём уступают продуктам Microsoft. Новые функции постоянно добавляются в свои офисные пакеты обоими производителями, но, как уже говорилось, мало кто использует абсолютно все функции расширенного редактирования.  Самые популярные опции имеются и удобны в использовании у обоих конкурентов.

Что касается версий для мобильных устройств, то по отзывам пользователей, в данном сегменте по удобству лидирует Microsoft.

Совместимость

Общение с партнёрами и клиентами подразумевает получение документации в разных форматах, а также открытие ваших документах на различных платформах. К сожалению, документы Google менее совместимы, чем продукты Microsoft, но имеют вполне достаточный функционал для некоторых организаций. Могут возникать сложности при форматировании документов с Excel макросами.

Безопасность

Основная проблема по обеспечению безопасности у облачных сервисов – это отсутствие полного контроля над серверами и, соответственно данными на них. Таким образом, данные требующий высокой степени конфиденциальности требуют каких-либо мероприятий по шифрованию перед тем, как поместить их в облако. А критически важные данные должны иметь физически доступный бэкап «на земле». Это основной риск, который нужно понимать, переводя свой документооборот в облачные сервисы.

Что касается совместной работы над документами и правами доступа, то тут Microsoft удерживает лидирующие позиции. G-suite предлагает достаточно простой в настройке, но не очень функциональный инструмент  «Группы». Например, вы можете указать, какие пользователи могут работать с сервисом, разрешено ли им создавать группы и добавлять участников не из вашего домена.

Microsoft SharePoint позволяет создавать полнофункциональные приложения для совместной работы,  с различными типами доступа, но требует достаточно сложной предварительной настройки.

Для миграции в облачный офис в рамках предприятия нужен спланированный подход.

Наша компания предоставляет услуги по переводу инфраструктуры в облако, [email protected]